Im Verwendungsnachweis bei Abschluss des Vorhabens belegt der Projektträger/die Projektträgerin die ordnungsgemäße Durchführung seines/ihres Vorhabens durch einen kurzen Sachbericht (Fotomaterial und evtl. Presseberichte) und bestätigt die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel durch Ausfüllen und Unterzeichnen der mitgeschickten Formulare. Hierin sollen alle Kosten und die Gesamtfinanzierung im Zusammenhang mit der Durchführung des Projektes ersichtlich sein. (Formulare I/II: Verwendungsnachweis und Aufstellung Rechnungen). Im Sachbericht sollte ersichtlich werden, ob und wie konkrete Ziele erreicht wurden (messbare Daten, z. B. erreichte Personenanzahl).

Zum Verwendungsnachweis gehören auch ausgefüllte Teilnehmendenlisten, die ebenfalls zur Verfügung gestellt werden.

Für Kosten, die vom Projekt Resonanzboden übernommen werden, müssen zur Prüfung die entsprechenden Rechnungen und Belege im Original vorliegen. Diese erhält der Projektträger/die Projektträgerin nach erfolgter Prüfung zurück.
Sämtliche Leistungen sind schriftlich festzuhalten (Honorare, Eigenarbeitsleistungen, Aufwandsentschädigungen).
Das Rechnungsdatum darf nicht vor dem Beginn des Projektzeitraums (Datum im Vertrag) liegen.